Etapas de un evento

Esta compuesta por tres:

1. Pre-evento

Para dar el primer paso definir el propósito del evento es lo que necesitas para planificar y organizar las actividades junto con tu equipo de trabajo; básicamente de esto trata la primera fase, y a nivel general, deberías tener en cuenta lo siguiente:
-Objetivos del evento
-Público objetivo
-Tipo de evento
-Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación
-Lista e invitación de invitados
-Elaboración de Presupuesto
-Definir programación del evento (agenda)
-Proveedores: cotización, evaluación y elección
-Contratación de proveedores y facturación
-Promoción y divulgación: Redes sociales, correo electrónico, boletín virtual, etc.
-Comercialización del evento
-Diseño e Impresión: Material para escenografía, registro, entre otros.

La clave de esta etapa está en planificar cada tarea, sin perder detalle de lo que cada una conlleva; elegir el responsable ideal es importante. Trabajar juntos por el mismo fin, con reuniones esporádicas pero productivas jugarán un papel un importante para el tema del manejo del tiempo. Entre más pro actividad y orientación al detalle, mejor.

2. Evento

-Recibimiento y registro

-Montaje de salones y mesas

-Atención a participantes

-Manejo de personas VIP

-Atención a acompañantes

-Control y supervisión

-Reunión diaria con empleados

-Desarrollo y Dirección

-Alimentación (Coffe break, cena, buffet)

-Agradecimientos y recordatorios (asistentes, colaboradores, patrocinadores, speakers)

Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.

3. Post-evento

-Revisión de  cuentas y facturas

-Despacho de material

-Cartas de agradecimiento

-Evaluación

Esta última parte, específicamente lo que tiene que ver con todos los puntos para realizar el tema de la evaluación, se realiza normalmente los primeros días después de realizado el evento.

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