Comités de organizacion de eventos
El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
Este debe crear subcomités:
Comité de finanzas: conjunto de personas que deben reportar los egresos e ingresos. Máximo 6 y mínimo 5 integrantes
- Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan recursos económicos necesarios.
-Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador.
Comité de programas:
-Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.
-Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
-Estructura el programa técnico
-Establece los mecanismos para la pre-selección.
-Selecciona los ponentes y conferencistas.
-Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo
establecido para su reproducción y exposición.
Comité de apoyo o servicios generales: colabora en todo lo referente a planificación y
logística.
-Reservación del centro de convenciones
-Montaje de salones.
-Alquiler de equipos de sonido.
Comité de promoción/ relaciones publicas:
-Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial,
invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
-Actos de inauguración y clausura.
-Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación.
Comité de transporte: .
-Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales.
-Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
Comité de seguridad:
-Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de
los delegados y participantes.
-Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de
servicios.
-Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.
Comité de recepción:
-Da la bienvenida a todos los participantes
-Recibe a los invitados especiales.
-Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole
requerida por los delegados e invitados.
Comité de registro:
-Coordina todo lo referente a la inscripción.
-Diseña las planillas de inscripción.
-Entrega el material y suministra información.
Comité de alojamiento: Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje.
-Contrata los servicios de alojamiento.
-Distribuye las habitaciones
-Asigna la habitación a los invitados especiales.
Comité de alimentos y bebidas:
-Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre
otros.) -Organiza los horarios para la alimentación.
Comité de damas:
-Coordina el programa de acompañantes.
-Coopera en la recepción y hospedaje de los invitados y participantes.
-Solicita obsequios y donaciones.
-Ayuda en la planificación y organización del programa social
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